Aluehallitus
Esityslista 25.02.2025/Asianro 51

Aluehallitus 25.02.2025     

84/07.01.02/2025  

Valmistelija asiakirjahallinnon päällikkö Tuuli Kosunen, p. 050 309 1615 lakiasiainjohtaja Johanna Aalto, p. 050 434 6544
hallintopalvelupäällikkö Ella Kauppinen, p. 040 352 1966

Selostus asiasta Yleistä

Keski-Suomen hyvinvointialueen tiedonhallintaa määrittää tiedonhallintalaki (906/2019), jonka tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukaisen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi; mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen. Lisäksi hyvinvointialuetta koskevat arkistolain (831/1994) säännökset tiedonhallinnan ja arkistotoimen toteuttamisesta.

 Tiedonhallintalain 4 §:n mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava mm. siitä, että tiedonhallintayksikössä on ajantasaiset ohjeet tietoaineistojen käsittelystä.

 Hallintosäännön 68 §:n mukaan aluehallitus vastaa tiedonhallinnan lainmukaisista tehtävistä ja siitä, että tiedonhallintalain vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty hyvinvointialueella. Lisäksi hallintosäännön 69 §:n mukaan aluehallitus vastaa siitä, että arkistotoimen lainmukaisten tehtävien vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty hyvinvointialueen viranomaisen tehtävissä. Aluehallitus vastaa myös siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty.

Hyväksyttävänä oleva asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan toimintaohje on osa tiedonhallintalain 4 §:n mukaista ohjeistusta tietoaineiston käsittelyyn. Tämä toimintaohje on yleisohje, jonka tarkoituksena on selkeyttää asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tiedonhallinnan yleisiä tavoitteita Keski-Suomen hyvinvointialueella. Toimintaohje sisältää tiedonhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin organisointiin ja asiakirjojen käsittelyyn liittyvät ohjeet sekä vastuiden määrittelyn. Ohje koskee kaikkia hyvinvointialueen toimialoja ja jokaista hyvinvointialueen asiakirjatietoja käsittelevää työntekijää ja viranhaltijaa sekä luottamushenkilöä. Toimintaohje on laadittu huomioiden lainsäädännön tämänhetkiset vaatimukset sekä mm. Kansallisarkiston ohjeet ja määräykset sekä annetut suositukset.

Jatkossa päivitykset toimintaohjeeseen hyväksyisi voimaan asiakirjahallinnon päällikkö (esimerkiksi lainsäädäntömuutoksista johtuvat). Merkittävämmät päivitykset toimintaohjeeseen tuotaisiin aluehallitukselle tiedoksi. Ohjetta täydentämään voitaisiin laatia muita erillisohjeita, jotka hyväksyisi voimaan asiakirjahallinnon päällikkö.  

 Talous

 Toimintaohjeella ei ole välittömiä talousvaikutuksia.

Vaikutusten ennakkoarviointi

Vaikutusten ennakoarviointia ei ole tarpeen tehdä, koska kyseessä on lakisääteinen tehtävä.

Toimivalta

 Hallintosääntö § 17, 68 ja 69

Esittelijä Hyvinvointialuejohtaja Tollet Jan

Päätösehdotus Aluehallitus päättää hyväksyä liitteen mukaisen Keski-Suomen hyvinvointialueen asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan toimintaohjeen voimaan tulevaksi 1.3.2025 lukien.

Lisäksi aluehallitus valtuuttaa asiakirjahallinnon päällikön hyväksymään jatkossa toimintaohjeen päivitykset, niitä täydentävät erillisohjeet sekä määräämään niiden voimaan tulemisen.
 

Päätös