Aluehallitus
Esityslista 27.05.2025/Asianro 164

Aluehallitus 27.05.2025     

941/00.01.01.01/2025  

Valmistelija juristi Inka Heikkinen p. 040 1371 864
lakiasiainjohtaja Johanna Aalto p. 050 4346 544

Selostus asiasta Yleistä

 Keski-Suomen hyvinvointialueen aluevaltuusto on 7.2.2023 § 11 päättänyt

 sopimushallinnan periaatteista ja aluehallitus 6.6.2023 § 200 sopimushallinnan ohjeesta. Nyt päätöksentekoon tuotava sopimushallinnan ohjeen päivitys sisältää korjauksia ja täydennyksiä, joilla ohje saadaan paremmin vastaamaan sopimushallinnan parissa kehittyneitä hyviä ja tarpeellisia käytäntöjä.

 Sopimushallinnan ohje muodostaa kiinteän kokonaisuuden hankintaohjeen

 kanssa. Tämän vuoksi valmistelutyötä on tehty rinnakkain samanaikaisesti päivityksessä olevan hankintaohjeen kanssa.

 Sopimushallinnan ohjeen päivitystarpeista on pyydetty kommentit talouspalveluista, hankintapalveluista, riskienhallinnasta ja omavalvonnasta. Kommentteja on pyydetty myös tietoturvaa koskien tietoturvapäälliköltä ja tietosuojaa koskien tietosuojavastaavalta. Arkistointiin liittyen on pyydetty lisäksi kommenttia asiakirjahallinnon päälliköltä.

 Tietoturvan osalta sopimushallinnan ohjeen nyt päivitettävään versioon ei ole tehty täydennyksiä, sillä konkreettisia täydennysehdotuksia ei valmistelun päättymiseen mennessä esitetty. Muilta osin kaikki asiassa esitetyt kommentit ja palautteet on pyritty huomioimaan valmistelussa.

 Olennaisimmat muutokset on esitelty hyvinvointialueen johtoryhmän kokouksessa 7.5.2025 ja kokouksessa esille nousseet huomiot on huomioitu valmistelussa.

 Sopimushallinnnan ohje

 Hyvinvointialueesta annetun lain 95 §:n mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset muun muassa sopimusten hallinnasta. Aluehallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä ja antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnan järjestämisestä ja hankintojen toteuttamisesta (hallintosääntö 41 §).

 Sopimushallinnan ohjeen päivitettävään versioon tehdyt olennaisimmat muutokset:

-          Asiakirjojen julkisuutta koskevaa ohjeistusta on tarkennettu.

-          Lisätty yleinen ohjeistus niitä tilanteita varten, joissa tarjoaja kieltäytyy sopimuksen allekirjoittamisesta.

-          Hyvinvointialueen asiantuntijoiden käytössä olevien sopimuspohjien käyttäminen on muotoiltu velvoittavammaksi.

-          Vakioehtoja koskevaa ohjeistusta on täydennetty ja päivitetty.

-          Tarkistuslistoja käsittelevän kohdan yhteyteen on lisätty maininta apureista, joita hyvinvointialueella on olemassa sopimushallinnan tueksi.

-          Sopimusten tallentamista koskevaa ohjeistusta on tarkennettu siten, ettei sopimusten tallentamista asianhallintajärjestelmään edellytetä vaan riittävää on tallentaa sopimukset sopimushallintajärjestelmään.

-          Sopimustunnistetta koskevaa ohjeistusta täsmennetty.

-          Sopimuksen liiteasiakirjoja ja sopimusten muuttamista koskevaa ohjeistusta on täsmennetty ja täydennetty.

-          Sähköiseen allekirjoittamiseen on lisätty ohjeistus.

-          Sopimusten laatimiseen liittyen lisätty suositus luonnostella ja allekirjoittaa sopimus sopimushallintajärjestelmässä.

-          Sopimuskumppanin taloudellisen tilanteen seurantaa koskevaa ohjeistusta on korjattu.

-          Reklamaatioita koskevaa ohjeistusta on täsmennetty.

-          Sopimusten päättymistä ja päättämistä sekä päättämisehtoja koskevaa ohjeistusta on korjattu ja täydennetty.

-          Taloudellisen riskin osalta on lisätty maininta sopimuksen taloudellista toteumaa koskevasta riskistä.

-          Sopimusvastuuriskiä koskevaa ohjeistusta on korjattu ja täydennetty.

-          Raportoinnin tavoitteenasettelua koskeva kohta on päivitetty.

-          Tietosuojaa koskevan ohjeistuksen osalta on täsmennetty, että tietosuojavastaava otetaan mukaan hankintakilpailutusvaiheeseen vain tarvittaessa.

-          Tällä hetkellä voimassa olevan ohjeen lopussa olevat kaaviot on poistettu.

 Päivitetyn ohjeen voimaan tuloa ehdotetaan 1.6.2025 lukien. Ohje julkaistaan hyväksymisen jälkeen hyvinvointialueen Polku-Intrassa.

Muuta

Keski-Suomen hyvinvointialueen käytössä on sopimusten hallinnassa Cloudia -sopimushallintajärjestelmä. Joidenkin palvelualueiden sopimuksia käsitellään myös muissa järjestelmissä (esimerkiksi tilapalvelun sopimukset).

Sopimushallinnan kehittämistä on jatkettu tiiviisti edellisen sopimushallinnan ohjeen päivityksen jälkeen. Sopimushallinnan kaikki ohjeistus on koottu asiantuntijoiden saataville Polku-Intraan Sopimushallinta ja Cloudia -järjestelmä sivustolle, jonne on tuotettu myös uutta materiaalia. Koulutuksen osalta sopimusvastuuhenkilöille ja -varavastuuhenkilöille on lanseerattu sopimusvastuuhenkilöiden verkkokurssi, joka kaikkien sopimusvastuuhenkilöiden ja -varavastuuhenkilöiden tulisi suorittaa kuluvan vuoden loppuun mennessä. Sopimus- ja hankinta-asioiden parissa työskenteleviä pyritään pitämään ajantasalla uusista ohjeistuksista ja vaatimuksista tiedottamalla asioista kulloinkin sopivalla tavalla.

Nyt päivitettäväksi esitettävä sopimushallinnan ohje vastaa edeltäjäänsä paremmin sopimushallinnan nykytilaa.

Toimivalta

 Hallintosääntö § 41

Esittelijä Hyvinvointialuejohtaja Tollet Jan

Päätösehdotus Aluehallitus vahvistaa liitteenä olevan päivitetyn sopimushallinnan ohjeen tulemaan voimaan 1.6.2025 alkaen.

Päätös