Henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 26.09.2024/Pykälä 43

Henkilöstöjaosto 26.09.2024 § 43  

2292/01.00.00/2024  

Valmistelija HR-johtaja Eija-Liisa Heikkilä p. 050 5679 972,
resurssiasiantuntija Marjaana Aapakari p. 040 7026 591 ja palvelussuhdepäällikkö Merja Virtanen p. 050 0755 570

Selostus asiasta Titania Optimointi -pilottiprojektissa testattiin optimointia työvuorosuunnitteluprosessin karkean suunnittelun vaiheessa eli työvuorojen jakovaiheessa.

 Pilottiprojekti toteutettiin helmi-elokuussa 2024 kahdessa suunnittelukokonaisuudessa: Sairaala Novan päivystyspoliklinikalla ja Keuruun, Multian ja Petäjäveden kotihoidossa yhdessä ohjelmiston toimittaja CGI:n kanssa. CGI vastasi optimointimallin määrittelystä, testauksesta ja tulosten analysoinnista. 

 Optimointitestaus tehtiin yhteisöllisen työvuorosuunnittelun pohjalta optimoinninsuunnitteluasetuksia käyttäen. Testauksia varten muodostettiin uudet toimintalähtöiset työvuorosuunnittelumallit molempiin yksiköihin. Suunnittelumalleissa huomioitiin työvuorot, tehtävät/sijoitukset, osaaminen/pätevyys ja henkilöstötarve. Optimoitua työvuorosuunnitelmaa verrattiin saman suunnittelujakson (6/24) käsin tehtyyn suunnitelmaan. Henkilöstöä testauksen piirissä olevissa yksiköissä oli yhteensä 208.

   Projektin tulokset

 Optimointi paransi työvuorosuunnittelua uusien toimintalähtöisten mallien avulla. Optimointi huomioi hyvin suunnittelupisteiden tarpeiden mukaiset suunnittelusäännöt, toiminnan sekä osaamis- ja miehitystarpeet. Optimointi vähensi suunnitteluun käytettyä aikaa merkittävästi. Karkean vaiheen työvuorosuunnitelman tekemiseen tarvittiin työaikajakson aikana ilman optimointityökalua eli käsityönä yhteensä 69 tuntia (8,6 htp) ja optimoinnilla käytetty aika oli 20 min – 4 tuntia, eli käytännössä optimointi lähes korvaa karkeaan suunnitteluun käytetyn ajan. Todettiin, että edelleenkin tarvitaan esihenkilön ja suunnittelijan työtä koko työvuorosuunnitteluprosessin toteuttamiseen. 

 Henkilöstön tarpeet ja osaaminen

 Optimointi huomioi henkilöstön toiveet, suunnitteli osaajat tasaisesti toiminnan tarpeiden ja määritysten mukaisesti, toi esille miehitys- ja osaamisvajeet sekä kriittiset osaamistarpeet. Optimointi huomioi lepoajat paremmin kuin käsin suunnitellen.

 Taloushyödyt

 Optimointi vähensi työvuorosuunnitteluun käytettyä työaikaa ja mahdollisti säästyvän ajan käyttämiseen muihin tehtäviin eli johtamiseen tai potilastyöhön. Optimointi toi esille tilanteet, joissa kriittistä osaamista on vähän.

  Muutoksen arviointi

 Muutoksen kokonaisriskitaso koettiin matalaksi, ja kehittämisen tarve tunnistettiin tärkeäksi. Muutosjohtajuus on erittäin tärkeää ja välttämätöntä onnistumisen kannalta. 

 Jatkotoimenpiteet 

 Optimoinnin käyttöönottoprojekti jatkuu nykyisellä projektiorganisaatiolla toimintalähtöiseen suunnittelutapaan siirtymisellä ja optimoinnin käyttöönotolla karkeassa työvuorosuunnittelussa. Nykyisin suurimmalla osalla on vielä käytössä perinteinen suunnittelutapa. Tämän jälkeen otetaan käyttöön uusi versio työvuorosuunnitteluohjelmasta. 

  Resurssiasiantuntija Marjaana Aapakari ja palvelussuhdepäällikkö Merja Virtanen ovat asiantuntijoina kokouksessa kertomassa projektin toteutuksesta ja tuloksista.

Esittelijä HR-johtaja Heikkilä Eija-Liisa

Päätösehdotus Merkitään tiedoksi.

Päätös Merkittiin tiedoksi.

Henkilöstöjaoston mielestä optimointipilotti antaa hyviä valmiuksia jatkotyöskentelyyn ja kehittämiseen.

 Asiaa esittelemässä olivat resurssiasiantuntija Marjaana Aapakari ja palvelussuhdepäällikkö Merja Virtanen klo 16.04-16.50, jonka jälkeen he poistuivat kokouksesta.

Kokoukseen saapuivat Jukka Hämäläinen klo 16.06, Tuula Peltonen klo 16.16 ja palvelupäällikkö Timo Itäpuisto klo 16.43.